ПОЛОЖЕНИЕ
об Управлении официальных мероприятий
Управления материально-технического обеспечения
1. Общие положения
1. Управление официальных мероприятий (далее – Управление) является структурным подразделением Управления материально-технического обеспечения (далее – УМТО).
2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями УМТО.
4. Структура и штатная численность Управления утверждается Руководителем УМТО в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
2. Основные задачи, функции, права и обязанности Управления
5. Задача: организация обслуживания официальных мероприятий Парламента Республики Казахстан (далее - мероприятия).
Функции:
1) взаимодействие с депутатами Палат Парламента Республики Казахстан, структурными подразделениями Управления Делами Президента Республики Казахстан, аппаратов Палат Парламента Республики Казахстан, УМТО и его подведомственных предприятий и других государственных и не государственных организаций по вопросам обслуживания мероприятий;
2) организация литерных рейсов для Председателей Палат Парламента Республики Казахстан;
3) организация обслуживания участников мероприятий и должностных лиц в «VIP» залах аэропортов городов Астаны и Алматы;
4) организация транспортного обеспечения участников мероприятий;
5) организация размещения участников мероприятий в отелях;
6) организация питания во время проведения мероприятий;
7) обеспечение руководства Палат Парламента и мероприятий сувенирно-подарочной продукцией;
8) обеспечение руководства Палат Парламента и мероприятий цветочной продукцией;
9) организация концертов и музыкального сопровождения мероприятий;
10) организация посещения культурных объектов участниками мероприятий;
11) организация синхронного и последовательного перевода мероприятий, а также письменного перевода материалов по мероприятиям;
12) организация подготовки мест проведения мероприятий (подготовка залов, материально-техническое оснащение, печатная продукция и др.);
13) координация деятельности подведомственных предприятий УМТО по вопросам обслуживания мероприятий.
6. Задача: качественное и эффективное исполнение иных задач, возложенных на Управление.
Функции:
1) подготовка в течение года смет расходов по мероприятиям и формирование отчетов по их исполнению;
2) подготовка совещаний по курируемым вопросам и необходимых материалов к ним;
3) разработка договоров и заключение об оказании услуг (работ) и поставке товаров в рамках компетенции Управления в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных закупках;
4) подготовка приказов УМТО, отчетов, докладов, аналитических справок и другой информации по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
5) обеспечение депутатов Палат Парламента Республики Казахстан местами на железнодорожный транспорт в рамках выделенных для Парламента Республики Казахстан броней;
6) контроль обеспечения продуктами приемных Председателей Палат Парламента Республики Казахстан и ВИП-комнат при залах заседаний;
7) контроль обеспечения залов заседаний Парламента минеральной водой;
8) организация и контроль проведения спортивно-оздоровительных мероприятий для депутатов и работников аппаратов Парламента Республики Казахстан.
9) осуществление учета и хранения документации, контроль за ее состоянием и сохранностью до передачи на хранение в архив УМТО;
10) участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, приказов, докладов, аналитических справок по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
11) подготовка аналитической информации, в рамках своей деятельности, представляемой в соответствующие государственные органы;
12) осуществление иных функций в соответствии с законодательством.
7. Задача: разработка и сопровождение в пределах компетенции Управления документации к проводимым государственным закупкам УМТО и его подведомственных предприятий.
Функции:
1) предоставление в Юридическое управление УМТО технической спецификации и других документов (сведений и информации) для проведения процедур государственных закупок товаров, работ и услуг, входящих в компетенцию Управления;
2) осуществление контроля сроков и качеств поставки товаров, работ и услуг по договорам государственных закупок, входящим в компетенцию Управления;
3) уведомление Юридического управления УМТО о нарушении поставщиками (организациями) обязательств по заключенным договорам о государственных закупках, входящим в компетенцию Управления для ведения претензионно-исковой работы;
8. Права и обязанности Управления:
1) запрашивать и получать от соответствующих структурных подразделений УМТО, подведомственных предприятий УМТО и других организаций документы и информацию, необходимые для выполнения возложенных на Управление задач;
2) вносить на рассмотрение руководству УМТО предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
3) качественно и своевременно выполнять поручения руководства УМТО, реализовывать текущие и перспективные планы работ;
4) осуществлять свои полномочия в пределах предоставленных Управлению прав.
3. Организация деятельности Управления
9. Управление обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
10. Управление возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем УМТО.
11. Руководитель Управления осуществляет общее руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.
12. Руководитель Управления представляет Руководителю УМТО предложения по структуре и штатному расписанию Управления.
13. Руководитель Управления в установленном законодательстве порядке:
1) распределяет обязанности между сотрудниками Управления и контролирует исполнение ими поручений Руководителя УМТО и/или заместителей Руководителя УМТО и функциональных обязанностей согласно должностным инструкциям;
2) вносит предложения о назначении на должность и освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Управления;
3) несет ответственность за правильное ведение делопроизводства;
4) осуществляет иные полномочия, возложенные на него руководством УМТО.
14. В отсутствие руководителя Управления его обязанности исполняет главный эксперт по согласованию с Руководителем УМТО.
15. Документы, направляемые от имени Управления в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Управления, подписываются руководителем Управления, а в случае отсутствия - лицом его замещающим.